카페 창업 6년차 사장님의 노하우를 전달드립니다

6년 동안의 노하우를 공유해드립니다

매년 수만 명이 카페 창업에 뛰어들어요. 그리고 그 절반 가까이가 3년 안에 문을 닫습니다. 누구나 커피를 좋아하고, 아늑한 공간을 꿈꾸지만 막상 운영을 시작하면 마주하는 현실은 달라요. 원가 계산이 빠져 있거나, 식자재 관리가 무너지거나, 혹은 단순히 버티지 못해서 접는 경우가 대부분이에요. 카페 창업을 준비하는 사람이라면 낭만보다 현실을 먼저 알아야 합니다.

37세인 서재현 사장님은 카페 운영 6년 차입니다. 코로나 시즌 창업이었고, 전체 매출의 80%가 배달이었어요. 1억 원의 빚을 안고 시작해 현재는 순이익률 20~25%를 안정적으로 유지하고 있습니다. 회사를 박차고 나와 2주 만에 결정한 카페 창업, 그리고 그 이후 6년간 몸으로 익힌 운영 노하우를 직접 들어봤습니다.

Q. 창업 전, 본인이 가장 자신 있었던 건 뭐였나요?

가장 큰 자신감은 회사에서 갈고닦은 영업력과 데이터 감각이었어요. 영업 직군에서 일하면서 실적도 꽤 좋았습니다. 하지만 회사의 운영 방식에 대해 불만이 있었어요. 회사 영업은 내 의지와 상관없이 시키는 대로 해야 하니까요. 스페셜티 카페부터 프랜차이즈까지 카페 종류는 참 많은데, 내가 원하는 방향대로 운영하면 분명히 차별점이 생길 거라고 봤어요.

초보 사장이 망하는 패턴

Q. 막상 운영해보니 예상과 가장 달랐던 점이 있나요?

힘들 거 알고 시작했기 때문에 힘들다고 느끼지 않았어요. 오픈 첫 5주를 혼자 아침 9시 반부터 밤 10시까지 운영했는데, 마감하고 나서 냉장고 위치 바꾸고 메뉴판 손보고 새벽 3시까지 있다가 다음 날 아침 다시 나오고 그랬거든요. 힘들다기보다 재밌었어요. 예상과 달랐던 건 오히려 코로나 시즌이라 배달이 80%, 홀이 20%였던 것 정도였어요. 지금이랑은 운영 방식이 완전히 달랐죠. 진짜 힘든 건 몸이 아니라 돈이 안 들어올 때예요. 그 무게는 막상 겪어보기 전까지는 모릅니다.

Q. 초보 사장님들이 가장 많이 저지르는 실수는 뭔가요?

포기예요. 중간에 원칙을 꺾는 거죠. 밤 10시까지 운영하기로 했는데 손님이 없으니까 일찍 닫고, 배달이 몰리니까 일시정지 걸고, 이런 식으로 조금씩 무너지는 거예요. 저는 운영 방식을 바꿀 때 세 달 전부터 공지해요. 단골손님한테 안내 기간을 충분히 드리고 나서 바꾸는 거죠. 아파도 마찬가지예요. 내가 아픈 건 내 사정이고, 매장은 돌아가야 합니다. 처음 온 손님이 문 닫혀 있으면 두 번 다시 안 와요. 그 한 명 한 명이 쌓여서 결국 매장 이미지가 만들어지거든요.

원가와 매출, 숫자로 장사하기

Q. 창업 초기 매출 흐름은 어떻게 관리하셨나요?

처음 3년은 하루 매출이 10만 원인 날도 있고 150만 원인 날도 있었어요. 통장을 들여다봤다 닫았다 반복했죠. 그러다 시간이 지나면서 주평균, 월평균, 연평균이 생기기 시작해요. 저는 매출관리 앱으로 매출 데이터를 쭉 관리했는데, 그게 쌓이고 나서야 '이번 달은 원래 이 정도구나' 하고 흔들리지 않게 됐어요. 장사가 안 돼도 덜 불안하고, 잘 돼도 과신하지 않게 되는 거죠. 저희 매장 기준으로 고정비가 월 1,500만 원 정도라 하루 50만 원은 나와야 손익분기예요. 그 감각이 몸에 배는 데 딱 3년 걸렸습니다.

Q. 원가 계산, 어떻게 하셨나요?

대부분 원자재 비용만 원가로 잡는데, 저는 거기서 끝내지 않았어요. 하루 100잔 팔면 서비스로 나가는 5잔, 실수로 버리는 잔, 직원이 마시는 잔까지 전부 원가에 넣었어요. 소모품비, 전기세 같은 부대비용까지 반영하면 아메리카노 한 잔 원가가 1,000원을 넘어가요. P사 같은 커피 브랜드는 매일 아침 원두 일부를 버리면서 품질을 잡는데, 개인 카페는 그렇게까지 못하더라도 그 로스 비용만큼은 계산에 넣어야 해요. 100원이라도 빠뜨리지 않고 잡아야 나중에 '왜 돈이 안 남지?' 하는 상황을 피할 수 있거든요.

식자재 관리의 현실

Q. 식자재 구매, 처음엔 어떻게 해결하셨나요?

매장을 인수하면서 전 사장님 거래처를 그대로 넘겨받아 시작했어요. 우유는 영업 직원이 직접 찾아와서 연결됐고, 샌드위치 재료는 마트에서 직접 구매했어요. 상추 같은 생물은 처음엔 온라인몰로 사봤는데 품질 편차가 너무 심하더라고요. 그래서 지금도 생물은 직접 보고 사는 방식을 유지하고 있어요. 발주 타이밍은 딱히 공식이 있는 게 아니라 그냥 경험으로 몸에 밴 거예요. 매출 데이터 보고 재고를 가늠하는 감각이 생기는 데 3년은 걸렸습니다. 해외 여행 중에도 매출 확인하면서 재고 체크할 정도니까요.

Q. 유통사를 바꾸게 되는 결정적인 이유는 뭔가요?

가격이랑 품질이 가장 큰 이유입니다. 문제가 생겨도 사진 찍어 항의하고 환불 받는 시간이 더 아깝거든요. 그냥 그 거래처 안 쓰고 다른 채널로 넘어가는 게 빨라요. 다만 원두처럼 한번 세팅되면 바꾸기 정말 어려운 품목도 있어요. 근무자 교육부터 추출 세팅까지 다시 맞춰야 하니까요. 그래서 웬만해선 안 바꾸다가, 비슷한 품질에 더 저렴한 곳이 생기면 그때 결정해요. 유통사 담당자와의 관계가 예전엔 좀 중요했는데, 요즘은 그런 것도 많이 희미해졌어요. 결국엔 숫자로 판단하게 되더라고요.

Q. 재료 폐기나 품질 문제로 손해 본 경험이 있으신가요?

5년 동안 우유가 변질된 건 한두 번밖에 없어요. 여름엔 냉장고를 1도까지 낮추고, 겨울엔 3~4도로 유지하는 식으로 계절마다 온도를 다르게 관리하거든요. 그래도 장마철에 한번 놓쳐서 우유가 살짝 상한 적이 있었는데, 그건 그냥 제 실수입니다. 진짜 뼈아팠던 건 따로 있어요. 냉동 케이크 40개를 아이스박스로 받았는데, 매장이 갑자기 바빠지면서 정리를 깜빡한 거예요. 결국 전량 폐기하면서 15만 원 가까이 날렸습니다. 바쁠 때일수록 배송 받은 거 바로 냉장·냉동으로 넣는 루틴이 얼마나 중요한지, 그때 제대로 배웠어요.

예비 창업자에게 전하는 말

Q. 창업 준비할 때 이것만큼은 꼭 챙겨야 한다면 무엇이 있을까요?

매장 내에 충분한 창고 공간이 있는지 꼭 확인하셔야 합니다. 8평 매장이면 최소 4평 규모의 창고는 따로 있어야 해요. 컵 하나만 해도 500개, 1,000개 단위로 들어오거든요. 그걸 매장 안에 다 쌓을 수가 없어요. 많은 사장님들께서 매물 볼 때 보통 홀 공간만 보고 결정하는데, 건물 뒤 컨테이너나 지하 창고가 있는지도 꼭 확인해야 해요. 저는 운 좋게 지하를 쓸 수 있었는데, 그게 없었으면 냉장고 여덟 개를 돌리기도 어려웠을 거예요. 소비자 눈으로 가게를 보면 인테리어가 먼저 보이지만 관리자의 눈으로는 보관 공간부터 봐야 합니다.

Q. 그래도 시간을 돌린다면, 또 창업하실 건가요?

카페가 아니더라도 창업은 또 했을 것 같습니다. 커피를 너무 좋아해서 카페 창업을 하기로 결정한 거였거든요. 결국 회사가 가진 운영 방식을 참지 못했을거에요. 내가 생각한 방식대로 못 하고, 투자사 뜻대로 움직여야 하는 게 너무 답답했어요. 사실 돈은 회사 다닐 때 더 잘 벌었어요. 근데 그게 다가 아니잖아요. 지금은 집 근처에서 일하고, 강아지 산책도 중간에 한번 다녀오고, 출퇴근에 하루 두세 시간 쓰지 않아도 되는 삶이에요. 처음 1억 빚질 때 그 무게는 정말 무거웠지만 지금은 많이 갚았고, 이 삶에 익숙해졌어요.

현장에서 배운 한 가지, 원칙이 매장을 살립니다

*출처: AI 생성형 이미지

매일 수십 잔의 커피를 내리면서 서재현 사장님이 가장 많이 한 말은 "버텨야 한다"였습니다. 원가를 1원 단위까지 잡고, 발주 타이밍을 몸으로 익히고, 손님이 없어도 영업 원칙을 지키는 것. 화려한 인테리어나 감각적인 메뉴보다 이 기본기가 6년을 버티게 한 힘이었어요.

자영업은 모든 걸 혼자 결정하고 책임지는 구조예요. 필요한 식자재와 유통사부터 냉장고 온도 하나까지 그 결과가 고스란히 통장에 찍힙니다. 서재현 사장님도 이 감각을 몸에 익히는 데만 3년이 걸렸다고 말합니다. 창업 초기 사장님이라면 이 시행착오의 시간을 그대로 견뎌야 하고, 매장이 한 곳에서 여러 곳으로 늘어나는 순간에는 이야기가 더 복잡해져요. 사장님 한 명의 감각과 경험만으로는 지점마다 다른 재고와 매출 흐름을 따라가기 어려워지거든요.

이 감을 반드시 오랜 시간 시행착오로 익혀야 하는 건 아닙니다. 창업을 막 시작했거나 여러 지점으로 확장을 준비 중이라면, 감을 익히는 데 시간을 쓰기보다 그 시간을 지금 당장의 매장 운영과 현장 대응에 쓰는 게 더 낫지 않을까요? 마트프로가 바로 그 시간을 앞당길 수 있도록 도와드립니다. 지금 창업을 준비 중이거나 프랜차이즈 확장을 고민 중이시라면, 마트프로 무료 상담을 신청해보세요.