식자재 관리, 프랜차이즈 확장 전에 반드시 점검해야 할 3가지

매장이 늘어날수록 대표님만 더 바빠집니다

*출처: AI 생성형 이미지

"매장이 늘수록 매출은 오르는데, 왜 이렇게 관리가 힘들어지는 걸까요?"

프랜차이즈 5개 매장을 운영 중인 김마트 대표님의 하루는 늘 이 고민으로 시작돼요. 1호점을 낼 때만 해도 식자재 관리는 크게 어렵지 않았습니다. 직접 냉장고를 열어보고, 부족한 재료를 바로 발주하면 그걸로 충분했으니까요.

그런데 매장이 3개를 넘어서면서 상황이 달라졌어요. 각 점장이 따로 발주를 넣다 보니 식자재 가격이 매장마다 달라지고, 어느 매장에 재고가 얼마나 남아있는지 본사에서는 도저히 파악할 수 없는 상황이 됐습니다. 매출은 분명 오르고 있는데 관리는 점점 복잡해지고, 대표님 혼자 감당해야 할 일만 늘어나는 악순환이 시작된 거예요.

사실 이건 김마트 대표님만의 이야기가 아닙니다. 프랜차이즈를 확장하는 과정에서 많은 대표님들이 똑같은 벽에 부딪힙니다.

1호점 방식, 어디서부터 무너지나요?

1. 엑셀·구두 발주의 한계

1호점 시절에는 엑셀 한 장으로도 발주 관리가 충분했어요. 대표님이 직접 작성하고, 거래처에 전화 한 통 넣으면 끝이었으니까요. 그런데 매장이 늘어나면서 각 점장이 개별적으로 발주를 넣기 시작하면 이야기가 달라집니다. 같은 식자재를 A매장은 월요일에, B매장은 수요일에 따로 주문하다 보니 거래처별 단가 협상도 어려워지고, 발주 누락이나 중복 주문 같은 실수도 잦아져요. 구두로 전달된 발주는 기록이 남지 않아 나중에 책임 소재조차 불분명해지는 경우도 생깁니다.

2. 재고 파악 불가가 부르는 연쇄 문제

발주가 매장별로 따로 이루어지면 재고 파악은 더욱 어려워져요. A매장 냉장고에 재고가 충분한데도 B매장에서 같은 식자재를 급하게 추가 주문하는 일이 생기고, 반대로 유통기한이 임박한 재고가 어느 매장 구석에 쌓여있는지 본사에서는 알 방법이 없습니다. 재고를 파악하려면 각 매장에 일일이 연락해야 하고, 그 과정에서 정보가 누락되거나 늦게 전달되는 일이 반복되죠. 결국 재고 파악 하나에 대표님의 시간과 에너지가 고스란히 소모됩니다.

3. 원가 관리의 사각지대

매장이 늘어나면 자연스럽게 식자재 비용도 늘어나요. 그런데 문제는 비용이 늘어나는 이유를 정확히 알 수 없다는 점입니다. 각 매장이 개별적으로 발주하다 보니 거래처도 제각각이고, 같은 식자재를 매장마다 다른 가격에 사오는 경우도 생겨요. 어느 매장에서 식자재 낭비가 발생하는지, 어떤 메뉴의 원가가 예상보다 높은지 데이터로 확인할 방법이 없으니 원가 관리는 늘 감에 의존할 수밖에 없습니다. 매출은 오르는데 수익률이 기대에 못 미치는 이유가 바로 여기에 있어요.

프랜차이즈 식자재 관리, 이 3가지가 달라져야 합니다

첫째, 재고를 실시간으로 한눈에

프랜차이즈 식자재 관리의 첫 번째 전환점은 재고를 실시간으로 파악하는 것에서 시작돼요. 각 매장의 재고 현황을 본사에서 한눈에 확인할 수 있어야, 불필요한 중복 발주를 막고 유통기한 임박 식자재도 미리 관리할 수 있습니다. 매장마다 따로 연락해서 재고를 확인하는 방식으로는 한계가 있어요. 모든 매장의 재고 데이터가 하나의 시스템 안에서 실시간으로 연동될 때, 비로소 대표님이 매장에 직접 가지 않아도 전체 현황을 파악할 수 있게 됩니다.

둘째, 발주는 본사가 중심을 잡아야

각 매장이 개별적으로 발주를 넣는 방식은 매장 수가 늘어날수록 관리의 복잡도를 높여요. 발주 창구를 본사로 일원화하면 이 문제를 근본적으로 해결할 수 있습니다. 본사에서 전체 매장의 발주를 통합 관리하면 거래처 단가 협상도 유리해지고, 매장별 발주량을 비교하면서 불필요한 과잉 주문도 줄일 수 있어요. 점장이 바뀌거나 새 매장이 생겨도 발주 기준이 흔들리지 않는 안정적인 운영 구조를 만들 수 있습니다.

셋째, 감이 아닌 데이터로 원가를 잡는다

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식자재 관리의 마지막 전환점은 원가를 데이터로 관리하는 것이에요. 매장별 식자재 사용량, 발주 단가, 폐기량 등을 수치로 기록하고 비교할 수 있어야 어느 매장에서 비용이 새고 있는지 파악할 수 있습니다. 감과 경험에 의존하던 원가 관리에서 벗어나, 데이터를 기반으로 메뉴별 원가율을 점검하고 거래처 단가를 조율할 수 있게 되는 거예요. 이 과정이 쌓이면 매출이 늘어날수록 수익률도 함께 올라가는 구조를 만들 수 있습니다.

프랜차이즈 식자재 관리, 지금이 전환점입니다

매장이 늘어난다는 건 분명 좋은 신호예요. 하지만 그만큼 관리 방식도 함께 성장해야 합니다. 1호점 때 통했던 엑셀 발주, 구두 소통, 감에 의존한 원가 관리는 프랜차이즈 확장 단계에서는 더 이상 유효하지 않아요. 재고를 실시간으로 파악하고, 발주를 본사 중심으로 일원화하고, 데이터로 원가를 관리하는 것. 이 3가지가 갖춰질 때 비로소 매장 수가 늘어도 흔들리지 않는 운영 구조가 만들어집니다.

지금 우리 매장은 어떤가요? 아래 체크리스트로 현재 식자재 관리 방식을 점검해 보세요.

1. 모든 매장의 재고 현황을 본사에서 실시간으로 확인할 수 있나요?

2. 발주 창구가 본사로 일원화되어 있나요?

3. 매장별 식자재 사용량과 원가율을 데이터로 비교할 수 있나요?

하나라도 '아니오'가 나왔다면, 지금이 바로 관리 방식을 바꿔야 할 시점이에요. 마트프로는 프랜차이즈 대표님들이 이 전환점을 보다 수월하게 넘어설 수 있도록 함께하고 있습니다. 식자재 관리부터 발주 통합까지, 궁금한 점이 있으시다면 마트프로의 1:1 전담 매니저에게 편하게 문의해 주세요.